E-Mail-Archivierung

Wir planen und realisieren die E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen aus der Region Frankfurt

E-Mail-Archivierung mit rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteilen

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus § 147 AO oder § 257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar

Wird Ihre E-Mail-Kommunikation archiviert, können Sie zu jeder Zeit jegliche Korrespondenz in Ihrem Unternehmen und mit externen Partnern nachprüfen. Der Einsatz einer E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass Sie sich in gerichtlichen Auseinandersetzungen in einer besseren Ausgangssituation befinden.

Vorteile einer E-Mail-Archivierung

Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen
Schutz vor unabsichtlicher oder absichtlicher Löschung von E-Mails
Schnelle und vollständige Suche steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Bessere Kontrolle des gesamten externen und internen E-Mail-Verkehrs
Erweiterung der Postfachkapazität und Reduktion des Speicherbedarfs

„So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“

Auszug der GoBD vom 14. November 2014

Herausforderung bei der E-Mail-Archivierung

Funktionsweise der E-Mail-Archivierung

Die E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

Datenschutz und E-Mail-Archivierung

Konflikte von Datenschutz und E-Mail-Archivierung

Bei wachsendem Interesse für die Thematik werden auch eine Reihe möglicher Probleme und Stolperfallen, besonders im juristischen Bereich, offensichtlich (Datenschutz). Die „Compliance“, also das Erfüllen der Aufbewahrungspflicht von E-Mails gemäß entsprechenden rechtlichen Vorgaben, ist zumindest nicht ohne eine gewisse Sorgfalt und Planung herzustellen, wenn man nicht gleichzeitig mit anderen Vorschriften in Konflikt geraten will.

Personenbezogene Inhalte dienstlicher E-Mails

Es existieren darüber hinaus noch gewisse Unsicherheiten, selbst wenn die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts explizit untersagt ist: Beispielsweise können auch dienstliche E-Mails durchaus datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben. In diesem Zusammenhang wird gegen eine generelle Archivierung aller Mails beispielhaft die mögliche elektronische Post des Betriebsarztes an einen Mitarbeiter angeführt. Selbstverständlich handelt es sich dabei um vertrauliche und somit schützenswerte Inhalte.
Führende deutsche IT-Rechtler vertreten allerdings die Auffassung, dass bei einer Interessenabwägung zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 I GG i.V.m. Art. 1 I GG) und dem „Schutz des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers“ (Art. 14 I GG) Letzterer obsiegt. Der Begriff der „Erforderlichkeit“ (§ 32 BDSG) spielt hierbei eine wichtige Rolle. Denn aufgrund der zahlreichen Gesetze und Vorschriften besteht eben nicht nur ein Interesse, sondern geradezu die Pflicht zur Archivierung. Allerdings muss der Arbeitgeber unbedingt seiner Informationspflicht über die E-Mail-Archivierung gemäß § 4 III BDSG nachkommen und alle Mitarbeiter vor der Implementation einer entsprechenden Lösung informieren.

Verbot privater Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts

Bisweilen wird die Auffassung vertreten, dass die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts und die E-Mail-Archivierung dann nicht in einem Konflikt stehen, wenn die Mitarbeiter – gegebenenfalls mittels einer Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat – der Archivierung explizit zugestimmt haben. Allgemein betrachtet ist dies auch zutreffend, im Detail jedoch kompliziert. Denn problematisch hierbei ist, dass der Mitarbeiter auf diese Weise nur seine eigenen durch das Fernmeldegeheimnis geschützten Rechte abtreten kann. Dies gilt jedoch selbstverständlich nicht für einen eventuellen „externen Kommunikationspartner“, dessen Nachrichten ja unwissentlich und unwillentlich mitgesichert würden. Da also die E-Mails von Außenstehenden archiviert würden und deren Recht auf Datenschutz verletzt würde, erscheint dieses Vorgehen nicht als zielführende Alternative.

Best-Practice-Tipp
Das Verbot der privaten Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts ist nach Abwägung aller Möglichkeiten der beste Weg, um Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung zu vermeiden.

Wir bieten unterschiedliche Lösungen zur E-Mail-Archivierung an. Je nach Bedarf und Ihrer eingesetzten IT-Infrastruktur finden wir die optimale Lösung für Ihr Unternehmen. Nachfolgend beschreiben wir die Lösung von MailStore.

E-Mail-Archivierung mit MailStore

Warum E-Mail-Archivierung über MailStore Server?

Als offizieller Partner von MailStore verfügen wir über fundierte Erfahrung. Diese geben wir gerne, in Kombination mit den ausgereiften MailStore Produkten, an Sie weiter.

MailStore Server hat sich über viele Jahre hinweg zu einem weltweiten Standard für E-Mail-Archivierung entwickelt
Über 17.000 Unternehmen aller Größen und Branchen vertrauen auf MailStore Server
Niedrige Anschaffungskosten, geringe Systemanforderungen und die integrierte Speichertechnologie minimieren die Gesamtkosten
MailStore Server kann innerhalb kürzester Zeit installiert und verwendet werden
MailStore Server unterstützt nahezu alle gängigen E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. Individuelle Anwendungsszenarien können über die API umgesetzt werden
MailStore Server ermöglicht die Erfüllung aller in DACH relevanten gesetzlichen Anforderungen und wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert

MailStore Server erfüllt die neuen GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet.

Flexible Archivierung mit MailStore

Mit MailStore Server können Sie Ihre E-Mails archivieren, ganz gleich, in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff.

Weitere Leistungen von Emmerich & Lorenz – Systemhaus Frankfurt

Microsoft Exchange Server

Der Microsoft Exchange Server ist eine Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software. Der Exchange Server dient als zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben sowie weiteren Elementen für mehrere Benutzer. Somit ermöglicht er eine effiziente Zusammenarbeit in einer Organisation mit mehreren Anwendern.

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Lösungen zur Server-Infrastruktur

Wir beraten Sie zu den unterschiedlichen Lösungsstrategien für Ihre Infrastruktur. Nach einer fundierten Analyse Ihrer Anforderungen und Gegebenheiten können wir aufgrund unserer langjährigen Spezialisierung im Bereich IT-Infrastruktur eine optimal zugeschnittene Lösung umsetzen, die maßgeblich zu Ihrem Unternehmenserfolg beiträgt.

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WLAN-Lösungen

Bei der Planung von Anzahl und Position der Access Points berücksichtigen wir zusätzlich die bestehende Bausubstanz sowie potenzielle Störquellen, wie Stromleitungen und Wasserrohre. In komplexen Räumlichkeiten empfehlen wir eine Begehung vor Ort. Bei dieser sogenannten Site Survey werden die zu erwartenden Probleme einer performanten WLAN-Ausleuchtung aufgezeigt.

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IT-Sicherheit

Die Komplexität der IT sowie die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung bieten Cyber-Angreifern weitreichende Möglichkeiten, Informationen auszuspähen, Geschäfts- und Verwaltungsprozesse zu sabotieren oder sich anderweitig auf Kosten Dritter kriminell zu bereichern. Wir planen und implementieren individuelle IT-Sicherheitskonzepte für Ihr Unternehmen aus dem Raum Frankfurt.

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